Tenemos 2 tipos de presupuestos, los personales y los de negocio, sin embargo, no muy lejos de diferenciarse los principios para su elaboración son los mismos, solo cambian los conceptos que lo conforman. Hablemos pues de cómo hacer un presupuesto para tu negocio desde el punto de vista de la metodología de Business Coaching Firm:
1. Identifica todos los rubros que lo conformarán a detalle:
a. De Ingreso:
En el tema de un planeación y administración financiera de tu negocio, no basta con decir que los ingresos provienen de las ventas, te sugiero que analices como quieres analizar tu información, probablemente debas diferenciar por familia de productos como lácteos, embutidos, etc., o tipo de producto que vendes, coaching ejecutivo, coaching empresarial, etc., o tal vez tu interés sea en base a tus vendedores, regiones, etc., arma tus grupos y sus divisiones. Recuerda que en ocasiones tienes ingresos que nos son
provenientes de las ventas, como pueden ser préstamos de terceros o por parte del mismo dueño, por venta de maquinaría etc. Asegúrate que todas las fuentes de ingresos estén identificadas. Ejemplo:
- Ventas
- Cursos: Finanzas, Planeación, Ventas, etc.
- Coaching: Ejecutivo, Empresarial, etc.
b. De Costo:
Un costo es una variante del gasto que lo diferenciamos para un mejor análisis y es aquel “gasto” que se encuentra amarrado directamente al ingreso, es decir que varía en proporción al volumen de ventas o nivel de actividad de la empresa. Por ejemplo, si comercializas ropa, tu costo es la adquisición de los pantalones, camisas, etc., si por el contrario tu empresa fabrica, los costos son los rubros de mano de obra que pagas, la materia prima como las telas, hilos, cierres, etc., y los gastos indirectos de fabricación como puede ser la electricidad. Si tu empresa es de servicios, dependiendo del mismo, puedes incluir aquí la “nomina” que pagas a tu gente que directamente brinda el servicio, o las comisiones de venta, por ejemplo.
c. De Gasto
Ya que tienes los rubros detallados de ingreso y costo, vamos con los gastos. Para esta parte de la planeación financiera, te sugiero que busques identificar los gastos según sea: De operación, de Ventas y Mercadotecnia, De Administración, Financieros, etc., por ejemplo, es probable que tengas gastos de viaje y representación, es importante que este rubro aparezca dentro de los gastos de operación y también en los gastos de ventas, ya que pueden existir para diferentes propósitos, lo mismo sucede con los salarios, dividirlos según corresponda.
De forma resumida, tu esqueleto debe verse más o menos así:
Ventas
Cursos:
- -Finanzas
- -Planeación
- -Ventas, etc
Coaching:
- -Ejecutivo
- -Empresarial, etc
Costos:
- -Comisiones por Venta
- -Pago Directo a Consultores
Utilidad Bruta
Gastos:
- -De Venta y Mercadotecnia:
- ◦Sueldos
- ◦Redes Sociales
- -De Operación y Administración
- ◦Sueldos
- ◦Renta
- ◦De Viaje y Representación
Ya creado el esqueleto detallado de los rubros que deseo controlar, pasemos al punto 2.
2. Comienza con el fin en mente.
Esto es, si a los ingresos, le resto los costos y los gastos, obtendré como resultado una utilidad neta, bien comencemos desde ahí la construcción del mismo, ¿cuánto es lo que deseo ganar mes a mes?.
A la derecha de la columna que has creado en el paso 1, coloca como título los meses, enero, febrero, etc., y en la utilidad neta coloca la cantidad de dinero que realistamente deseas ganar mes a mes. Vamos a construir de abajo hacia arriba el presupuesto.
3. Llena los rubros de gasto
Debes tener una idea de lo que mes a mes devengas en cada rubro, puedes basarte en tus registros anteriores, o puedes preguntarle a tu contador o administrador. Recuerda que si deseas vender más es importante que consideres el incremento de tu inversión en más gente de ventas o mercadotecnia, ya sea que uses publicidad tradicional o digital.
4. Obtén tu utilidad bruta
A tu utilidad neta, le sumarás los gastos, de esta forma sabrás la utilidad bruta que requieres. Recuerda que lo estamos llenado de abajo hacia arriba. Por ejemplo, si deseo una utilidad neta de $100 y mis gastos sumaron $250, entonces, 100+250=350, de utilidad bruta.
5. Determina tus costos y ventas
Aquí te sugiero detenerte un poco a reflexionar la mejor manera de obtenerlos dependiendo de tu empresa. Si tú en el pasado has llevado un registro de tus ventas podrás fácilmente determinar cuánto debes comprar de cada producto que comercializas, si, por el contrario, conoces cuanto ganas de cada venta, lo puedes hacer como un porcentaje de las ventas, es decir si de cada venta, sabes que ganas en promedio 30%, lo único que habrá que hacer es dividir la utilidad bruta entre el % de ganancia para saber cuánto debes vender mes a mes.
Ej. Si tu utilidad bruta es de $350 y sé que en promedio de cada venta gano 30% entonces 350/30%=1,667 y eso es lo que debo vender mes a mes. Ya que conoces la cantidad de ventas requeridas, detalla en base a los rubros que vendes las cantidades que sumarán los $1,667 pesos y sus costos.
6. Ajusta el presupuesto
Ya debes tener un presupuesto mensual en base a tus objetivos, es tiempo de ajustarlo y hacerlo lo más cercano a la realidad, mira tus resultados, ¿Qué debes hacer para lograr dichos números?, ¿han quedado de forma que son fáciles y creíbles de alcanzar?, por el contrario ¿son extremadamente ambiciosos e imposibles de lograr?, mira si debes considerar alguna estacionalidad por la naturaleza de tu empresa, o por algunos planes o proyectos que tienes en mente. Ajusta los números de forma que sea retador, pero a su vez alcanzable, que te inspire.
Créeme el 95% de las empresas en el país no cuenta con un presupuesto, ni con un fin en mente, has dado un paso enorme, y el hecho de tenerlo te permitirá trabajar bajo objetivos medibles.
7. Determina tu plan de ventas y mercadotecnia
Con el presupuesto ajustado y una buena administración financiera, quiero que pienses de la misma forma en cómo has construido tu presupuesto de ingresos y gastos, pero ahora enfocado en el esfuerzo que requieres en términos de clientes, por ejemplo, si sabes que debes vender $1,667, y que cada cliente te consume $80 pesos en cada compra, entonces sabes que debes tener 15 clientes promedio ese mes.
Reflexiona ¿hay forma de incrementar o realmente venderle a 15 clientes?, ¿Cuántos de estos clientes serán recurrentes?, ¿Cuántos serán nuevos?, ¿Puedo incrementar el ticket promedio por cliente?, si son nuevos clientes y sé que de cada 10 prospectos 2 se vuelven clientes ¿Cuántos prospectos debe genera mi mercadotecnia?, ¿Hay forma en que pueda mejorar ese porcentaje de conversión de prospectos a clientes?, con estás preguntas, es muy probable que puedas saber que vas a ser para que tus ventas no sean un buen deseo, y te pongas manos a la obra para alcanzar el objetivo, ¿Debes considerar un rubro de entrenamiento y capacitación para ti y tu gente?, en fin juega con tu presupuesto, realiza pequeños ajustes y mide el resultado mes a mes.
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